Auparavant cantonnée à certains pays, les soirées de remise de diplôme sont de plus en plus populaires en France, surtout auprès des grandes écoles . Ces soirées permettent de mettre en avant le parcours des élèves, mais surtout de se retrouver, de décompresser et de fêter l'obtention de son diplôme avec ses camarades à l'issue d'un long cursus.
Voici quelques conseils à destination des étudiants pour réaliser cette soirée sans prise de tête. Bien sûr, ces conseils sont aussi valables pour l'organisation de soirées de désintégration.
Impliquer les étudiants de la promotion
Impliquer des étudiants volontaires est nécessaire pour organiser une soirée de remise de diplôme ! Un ou des élèves de la promotion seront organisateurs principaux. Ils seront chargés de planifier l'organisation et de distribuer les tâches à réaliser aux volontaires.
Commencez par désigner un ou des organisateurs en chef : ce sont eux qui doivent assurer la cohésion au sein de l'équipe, résoudre les problèmes, et qui sont les intermédiaires principaux entre les étudiants et l'établissement. Ils sont en charge de la réservation d'une salle (si le comité des fètes de l'établissement ne peut s'en charger), et doivent travailler en équipe afin de s'assurer que chacun mène à bien sa mission.
Au programme :
- Décoration
- Planification du bal
- Nourriture
- Invitations
- Musique
- Montage
- Nettoyage
S'il existe, le mieux est de s'appuyer sur le Comité des Fêtes de l'établissement : il vous aidera notamment à choisir un lieu, un traiteur, et saura vous donner de multiples conseils.
Description des tâches de chaque groupe d'étudiant.
Des groupes d'étudiants doivent être désignés pour s'occuper des différents aspects de la soirées (musique, bal, décoration, nourriture, etc.). Leurs missions doivent être bien précisées par avance, afin que tout se passe pour le mieux.
- La ou les personnes chargées de la décoration seront responsables de la mise en place de tous les éléments :centres de table, décoration de tables, lumières, guirlandes, fleurs, etc. Si l'on a pas d'idées de décoration, on peut tout à fait réaliser une sorte de petit sondage pour connaître les préférences des élèves.
- Un groupe d'étudiant doit s'occuper de la nourriture et des boissons. Ce sont eux qui choisiront le menu de la soirée, mais aussi la forme qu'il prendra : dîner à l'assiette, buffet, apéritif dînatoire... Ils feront appel à un traiteur professionnel, qui s'occupera de tout mettre en place. En ce qui concerne les quantité, il est impératif que les étudiants qui souhaitent participer à la soirée répondent tôt aux invitations, afin que le traiteur puisse calculer la quantité de nourriture et de boisson à servir.
- Un groupe d'étudiants peut être en charge de l'animation : bal, musique, DJ... Une bonne idée est de proposer à des groupes de l'école de jouer : cela permet de faire appel à de jeunes joueurs talentueux à moindre coût.
- En ce qui concerne les invitations, il est tout à fait possible de réaliser des invitations classiques, en format papier, etc. Mais le plus simple, avec les moyens actuels, est de créer un évènement sur un réseau social et de proposer aux étudiants de s'inscrire. De multiples solutions existent, et il est tout à fait possible de les combiner. L'avantage d'utiliser des moyens numériques est que cela permet de gagner du temps.
- Si vous n'avez pas fait appel à un service complet de traiteur, un groupe d'étudiant peut s'occuper de la mise en place des tables et des chaises dans la salle.
Photos : Ionis Group - ISEG Business & Finance School, Lille - Pixabay